Polska: dlaczego warto potwierdzić zatrudnienie byłego pracownika?

W skrócie

• Te informacje mają Państwo już w dokumentacji. Każdy pracodawca podaje w świadectwie pracy okres i rodzaj wykonywanej pracy oraz zajmowane stanowiska (art. 97 § 2 Kodeksu pracy). Właśnie o te informacje pytamy.
• To ta sama weryfikacja, którą w Polsce zna każdy proces rekrutacji. Nowy pracodawca żąda od kandydata podania przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, nigdy wynagrodzenia (art. 22¹ § 1). Potwierdzenie tych samych informacji certo to ta sama weryfikacja, jednorazowo i online.
• Pomagają Państwo osobie, która u Państwa pracowała. Wpis potwierdzony przez byłego pracodawcę to coś, czemu kolejny pracodawca ufa. Odpowiedź zajmuje około minuty i nie wymaga zakładania konta.
• certo pyta w imieniu tej osoby, za jej wyraźną zgodą. RODO pozwala pracodawcy udostępnić dane osobowe za zgodą osoby, której dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a). O tę weryfikację poprosiła sama zainteresowana osoba, wyłącznie co do tych informacji.
• Nie muszą Państwo odpowiadać. Żaden polski przepis nie nakłada na pracodawcę obowiązku odpowiedzi certo. Odmowa jest w porządku.

Kodeks pracy

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, cytowana z tekstu jednolitego ogłoszonego w Dzienniku Ustaw z 2026 r. poz. 1245.

Art. 97 § 2: co zawiera świadectwo pracy

O dokładnie te informacje pytamy, więc mają je Państwo już w swojej dokumentacji.

Art. 22¹ § 1: o co nowy pracodawca pyta kandydata

Potwierdzenie tego przebiegu certo, na prośbę zainteresowanej osoby, to ta sama weryfikacja, i nigdy nie obejmuje wynagrodzenia.

Czego Kodeks pracy nie reguluje

Nie znaleźliśmy przepisu Kodeksu pracy, który określałby, co pracodawca może przekazać osobie trzeciej o byłym pracowniku. Tę kwestię rozstrzyga RODO, o którym poniżej.

O co nigdy nie pytamy

Kodeks pracy ogranicza dane, których pracodawca może żądać od kandydata (art. 22¹), wyłącza z przebiegu zatrudnienia informacje o wynagrodzeniu i nie pozwala, by zgoda obejmowała dane dotyczące wyroków skazujących (art. 22¹a § 1). certo nigdy nie pyta Państwa o wynagrodzenie, karalność, zdrowie, sytuację rodzinną, przekonania ani o nic poza wskazanymi informacjami.

Dane osobowe

RODO stosuje się w Polsce bezpośrednio; uzupełnia je ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

• Art. 6 ust. 1 lit. a, zgoda. Podstawa prawna Państwa odpowiedzi.
• Art. 7 ust. 1, wykazanie zgody. certo przechowuje zapis tego, które konto poprosiło o weryfikację, kiedy i co do jakich informacji. Wystarczy napisać na support@certo.bio, a prześlemy zapis dotyczący Państwa zapytania.
• Art. 5 ust. 1 lit. c, minimalizacja danych. Potwierdzają Państwo lub pozostawiają niezaznaczone wyłącznie wskazane informacje. Prosimy niczego nie dodawać: nic ponad nie jest objęte zgodą zainteresowanej osoby.

Co to oznacza dla Państwa odpowiedzi

• Proszę zaznaczyć tylko to, co wynika z Państwa dokumentacji kadrowej lub płacowej.
• Nie mają Państwo pewności, że chodzi o tę samą osobę? Proszę wybrać „We can't find a matching record” (nie znaleźliśmy pasującego wpisu). Nigdy nie należy potwierdzać wpisu, co do którego nie ma pewności, że dotyczy tej osoby.
• Państwa zasady wewnętrzne przewidują, że nie odpowiadacie na takie zapytania? Proszę wybrać „We do not answer these requests” (nie odpowiadamy na takie zapytania). W zapisie będzie widać, że Państwa organizacja odmówiła, i nikt inny z niej nie zostanie już zapytany.

Źródła

• Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (ISAP, Internetowy System Aktów Prawnych Sejmu)
• Rozporządzenie (UE) 2016/679, RODO (EUR-Lex)
• Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, tekst jednolity Dz.U. 2019 poz. 1781 (ISAP)

Ta strona nie stanowi porady prawnej. Odzwierciedla stan prawny na dzień 26 października 2026 r.