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Canada : pourquoi confirmer l’emploi d’un ancien employé?

L’employeur canadien sous réglementation fédérale doit déjà remettre à chaque employé une déclaration d’emploi écrite indiquant le titre du poste et la date du début de l’emploi, et tenir un registre des dates d’entrée en fonction et de départ. Confirmer ces mêmes faits prend une minute et aide la personne à obtenir son prochain emploi. certo le demande en son nom, avec son consentement explicite.

État du droit au 26 octobre 2026 · Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (L.C. 2000, ch. 5), codification à jour au 30 septembre 2026

En bref

  • Les faits figurent déjà par écrit. L’employeur sous réglementation fédérale doit remettre à chaque employé, dans les trente premiers jours, une déclaration d’emploi écrite indiquant le titre du poste et la date du début de l’emploi (Code canadien du travail, art. 253.2; Règlement du Canada sur les normes du travail, art. 3.1). Ce sont précisément les faits que nous demandons.
  • Les dates sont consignées. Ce même employeur doit tenir un registre des dates d’entrée en fonction et de départ de chacun de ses employés (Règlement du Canada sur les normes du travail, art. 24). Les autres employeurs suivent les normes d’emploi de leur province, et leurs dossiers du personnel contiennent les mêmes faits.
  • Vous aidez la personne qui a travaillé pour vous. Un dossier confirmé par un ancien employeur est ce qui inspire confiance au prochain employeur. La réponse prend environ une minute et ne nécessite aucun compte.
  • certo le demande au nom de la personne, avec son consentement explicite. La LPRPDE permet à une organisation de communiquer des renseignements personnels avec le consentement de la personne concernée (annexe 1, principes 4.3 et 4.5). La personne a elle-même lancé cette vérification, pour ces seuls faits.
  • Vous n’êtes pas tenus de répondre. Aucune loi canadienne que nous avons trouvée n’oblige un employeur à répondre à certo. Vous pouvez refuser.

Normes fédérales du travail

Le Code canadien du travail s’applique aux employeurs sous réglementation fédérale; chaque province fixe les normes d’emploi applicables aux autres. Citations tirées des textes codifiés officiels.

Code canadien du travail, par. 253.2(1) : la déclaration d’emploi

Dans les trente premiers jours de service l’employeur remet à l’employé une déclaration d’emploi écrite indiquant les renseignements relatifs à son emploi qui sont prévus par règlement.

Règlement du Canada sur les normes du travail, art. 3.1 : son contenu

Les renseignements ci-après sont inclus dans la déclaration d’emploi remise conformément à l’article 253.2 de la Loi : … le titre du poste de l’employé et une brève description de ses fonctions et responsabilités; … la date du début de l’emploi;

Règlement du Canada sur les normes du travail, par. 24(1) : les dates sont conservées

Chaque employeur doit tenir un registre des dates d’entrée en fonction et de départ de chacun de ses employés

Le titre du poste et les dates sont les faits sur lesquels porte notre demande. Nous n’avons trouvé aucune disposition du Code canadien du travail qui oblige un employeur à fournir une lettre de référence, ni à répondre à une demande comme celle-ci.

Renseignements personnels

À qui s’applique la LPRPDE (par. 4(1))

La présente partie s’applique à toute organisation à l’égard des renseignements personnels : a) soit qu’elle recueille, utilise ou communique dans le cadre d’activités commerciales; b) soit qui concernent un de ses employés ou l’individu qui postule pour le devenir et qu’elle recueille, utilise ou communique dans le cadre d’une entreprise fédérale.

Au Québec, en Alberta et en Colombie-Britannique, l’organisation assujettie à la loi provinciale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé est exclue de l’application de la LPRPDE pour ce qui se passe à l’intérieur de la province (décrets d’exclusion pris en vertu de l’al. 26(2)b)). Ces lois, comme les règles applicables ailleurs aux employeurs sous réglementation provinciale, ont leur propre libellé. Le fondement retenu par certo reste partout le même : le consentement de la personne.

  • Principe 4.3, le consentement.

Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

  • Principe 4.5, la communication à une autre fin.

Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige.

  • La preuve du consentement. certo conserve la trace du compte qui a fait la demande, de sa date et des faits visés. Écrivez à support@certo.bio et nous vous enverrons cette trace pour votre demande.
  • Seulement ce qui est nécessaire. Vous confirmez ou laissez non cochés les seuls faits indiqués. N’ajoutez rien d’autre : ce qui dépasse ces faits n’est pas couvert par le consentement de la personne.

Ce que cela signifie pour votre réponse

  • Cochez seulement ce que montrent vos dossiers du personnel, de paie ou de ressources humaines.
  • Vous n’êtes pas certain qu’il s’agit de la même personne? Appuyez sur « We can't find a matching record » (nous ne trouvons aucun dossier correspondant). Ne confirmez jamais un dossier dont vous n’êtes pas certain qu’il est le sien.
  • Votre politique est de ne pas répondre? Appuyez sur « We do not answer these requests » (nous ne répondons pas à ces demandes). Le dossier indique que votre organisation a refusé, et personne d’autre chez vous n’est sollicité.

Sources

Cette page ne constitue pas un avis juridique. Elle reflète l’état du droit au 26 octobre 2026.